Para Pensar

Passos para a Preparação de uma Reunião Eficiente.

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05 de janeiro de 2009

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Uma lista de checagem pode ser bastante útil para auxiliar no processo de preparação de uma reunião.

Numa reunião preparatória:

1. Analisar o mandato recebido e esclarecer o contexto da reunião.

• Quais são os assuntos a serem tratados?
• Qual deve ser o resultado da reunião?
• Quem será convidado?
• Quando e onde vai ser a reunião?
• Quais são os documentos de que precisamos?
• Quais são os materiais de que necessitamos?

Na preparação:

2. Formular o convite e enviá-lo com antecedência, pedindo a confirmação dos participantes.

3. Juntar os documentos e tirar as cópias (xerox) necessárias (eventualmente já anexar ao convite).

4. Compor todo o material e levá-lo ao local da reunião com a antecedência necessária (evita surpresas e traz familiaridade).

5. Visualizar com antecedência:

• Resultados esperados da reunião;
• Roteiro;
• Pauta e horários;
• Perguntas orientadoras;
• “Os próximos passos”.

Na reunião:

6. Sempre deixar claro:

• Quem são os participantes?
• Que queremos com esta reunião?
• Como e quando vamos trabalhar?

7. Respeitar as recomendações sobre a conduta da moderação / atitudes.

8. Registrar todas as idéias, inclusive aquelas com as quais não concordamos.

9. Agir em função da pauta, procurando fechar os temas e registrando os aspectos que ficaram em aberto.

10. Reservar algum tempo para os próximos passos: o que, como, quem e quando?

11. Realizar a avaliação da reunião plenária e moderação.

Após a reunião:

12. Preparar e enviar um documento memória da reunião, com os acordos. 

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